Guide inför upphandling av passersystem och låssystem för flerbostad

Det finns idag ett stort utbud av passersystem, låssystem och olika former av bokningssystem för fastigheter. Fastighetsförvaltare som funderar på att förbättra, byta ut eller implementera nya system ställs därmed inför många val. Det system som i slutändan väljs kommer att påverka såväl boendemiljö som administration under en lång tid framöver. 

 

Med den här guiden vill vi på RCO dela med oss av våra erfarenheter som utvecklare av passersystem, låssystem och bokningssystem. Guiden kan användas som stöd när man gör en förstudie för att ta reda på vilka funktioner som det nya systemet ska ha och vilka behov som ska tillfredsställas.

Du är alltid välkommen att kontakta oss på RCO om du har frågor. Kontaktuppgifter hittar du här. Du hittar också information om RCOs produkter och tjänster på vår hemsida.


Allmänna råd

Systemet ska klara dagens och morgondagens behov

 

Passersystem och låssystem håller länge, ofta längre än 15 år. Systemet behöver därför ha möjlighet och kapacitet att byggas ut med mer funktionalitet, så att det inte bara klarar dagens behov utan även behov som kan tänkas uppstå framöver. 


Ta höjd när det gäller säkerhet

Sannolikheten är stor att kraven på säkerhet kommer att öka. Ett område som i dagsläget är lugnt och trivsamt kan förändras inom loppet av bara några år. Digitala passersystem och låssystem där taggar används i stället för portkod och nycklar har flera fördelar vad gäller säkerhet. En borttappad tagg kan enkelt spärras och är billig att ersätta. Administratören kan även styra behörigheten så att en tagg får behörighet till vissa dörrar under vissa tider. 


Välj den säkraste lästekniken

Valet av lästeknik är en viktig fråga vid en investering i eller uppdatering av digitala lås- och passersystem. Den enda lästeknik som bedöms ha kopieringsskyddade taggar är Mifare Desfire. En jämförelse mellan olika lästekniker hittar du här. 


Investera i ett öppet system (med öppna API:er)

Ett öppet system kan integreras med andra system, så att boende kan använda samma tagg för att öppna entrédörren, dörren till soprummet, postboxen, sin egen lägenhetsdörr eller boka tvättstuga. Ett öppet system kan också integreras med system för inbrottslarm, brandlarm, ventilationssystem, vattenförbrukning och elförbrukning så att allt kan administreras på ett och samma ställe. En heltäckande lösning underlättar vardagen för de boende, sparar kostnader och förenklar administrationen.


Se till att systemet är autonomt uppbyggt

Om internet inte fungerar eller om din server inte svarar så ska alla dörrar fortfarande fungera. 


Behovsanalys

Gör en behovsanalys för att klargöra behoven vad gäller boendemiljö och förvaltning. 
 

  • Vilka bor i husen? Vilka behov finns hos boende vad gäller säkerhet och trygghet? Vilka problem behöver få en bättre lösning? Borttappade nycklar? Bråk i tvättstugan? Främmande personer som kommer och går i fastigheten? Obehöriga som använder sopkärlen?
     

  • Vilka behov finns när det gäller praktiska saker såsom tvättstugebokning eller tillträde för hemtjänstpersonal? En enkätundersökning bland de boende kan visa var behoven är som störst.
     

  • Hur kan förvaltningen förenklas och kostnaderna sänkas? Vad är mest tidskrävande och kostsamt när det gäller befintliga passersystem, låssystem och bokningssystem?
     

  • Studera referenscase för att få inspiration och lärdomar från andra. Du hittar ett antal referenscase på RCOs hemsida som kan fungera som stöd i behovsanalysen. 
     


Inventering av passersystem och låssystem

  • Undersök vilka passersystem och låssystem som finns idag i fastigheten/fastigheterna i form av fysiska lås och digitala lås på entrédörrar, miljörum och lägenhetsdörrar.
     

  • Vilka dörrar kan behöva ett nytt digitalt passersystem eller låssystem? Enbart entrédörrar (skalskyddet)? Ska även dörrar innanför skalskyddet som förrådsdörrar, soprum och tvättstuga ingå? Garageportar? Lägenhetsdörrar?
     

  • Vid uppgradering till digitala lås – vilken lästeknik ska användas? Den enda lästeknik på marknaden som anses ha kopieringsskyddade taggar är Mifare Desfire.
     

  • Behövs en traditionell porttelefon? Kan den ersättas med en app i mobilen så att boende kan öppna entrédörr för besökare via appen? 
     

  • Vid uppgradering till digitala lås, vilka dörrar ska ha onlineläsare och vilka ska ha offlineläsare?
     

  • Dörrar med onlineläsare drivs med ellås/motorlås och har fler funktioner såsom fjärrstyrning av dörren. För onlineläsare krävs kabeldragning om sådan inte redan finns. 
     

  • Digitala lås med offlineläsare kräver ingen kabeldragning utan drivs med batteri. För att offlineläsare ska fungera behöver minst en dörr i systemet ha en onlineläsare. Digitala lås med offlineläsare kan till exempel användas på dörrar innanför skalskyddet, som dörrar till soprum, förråd, tvättstuga och lägenhetsdörrar. 
     

  • Läs mer om vår offlinelösning LockR Cylinder här.

 

Inventering av bokningssystem

  • Vid upphandling av ett digitalt bokningssystem, vilka objekt ska kunna bokas? Exempel kan vara tvättstuga, tvättmaskiner, bastu, gym, elcyklar eller laddstolpar. Genom att investera i ett öppet system kan du skapa en heltäckande lösning och fler funktioner kan byggas på vartefter i samma bokningssystem.
     

  • Finns det behov av en elektronisk informations- och bokningstavla i entrén? Elektroniska informations- och bokningstavlor kan användas för till exempel bokning av tvättstuga eller avläsning av individuell vatten- och elförbrukning. De kan också sänka kostnaderna när boende kan få information via tavlan istället för via brev eller informationsblad.
     

  • Ska de boende kunna göra sina bokningar via dator och mobil? (För kommunala flerbostadshus finns krav på bokningstavla.)
     


Administration

  • Vem ska administrera systemet? Om du som fastighetsförvaltare vill göra det själv krävs serverkapacitet och en plan för hantering av backuper och uppdatering av mjukvara. Se till att ha batteribackup på servrarna ifall det blir strömavbrott.
     

  • Mjukvaran för systemet behöver installeras på en fysisk dator. Framöver kommer molnbaserade lösningar att finnas tillgängliga så att systemet kan nås från vilken dator eller mobil som helst. Med molnet förenklas administrationen ytterligare eftersom systemleverantören ansvarar för backuper och för att hålla mjukvaran uppdaterad. En övergång till molnet gör du enkelt via din systemleverantör.
     

  • För den som vill bli av med administrationen finns stora återförsäljare som sköter både administration och förvaltning av passersystem och digitala lås, liksom drift och underhåll av bokningssystem och larm. 
     


Kostnader och finansiering 

  • Den stora kostnaden vid installation av digitala passersystem och låssystem är arbetskostnaden, medan kostnaden för produkter och mjukvara endast står för ca 20 procent. Det lönar sig alltså att satsa på kvalitetsprodukter och på den säkraste lästekniken eftersom det bara kommer ha en marginell effekt på totalkostnaden.
     

  • Tänk längre än till enbart grundinvesteringen. Ett system som klarar dagens behov men som inte går att bygga ut eller integrera med andra system innebär bortkastade pengar om nya behov uppstår. 
     

  • Uppgradering av passersystem och låssystem i hyresfastigheter kan i vissa fall klassas som standardhöjande åtgärd, vilket innebär att investeringen kan finansieras via hyreshöjning.
     


Val av systemleverantör och installatör 

  • Ta in uppgifter om aktuella systemleverantörer. Vad är sannolikheten att de kommer finnas kvar på marknaden om ett antal år? Kommer systemleverantören kunna förse dig med reservdelar och uppgraderingar framöver?
     

  • För en dialog med aktuella systemleverantörer för att räta ut alla frågetecken kring systemen. 
     

  • Ta referenser på installatörer före upphandling.
     

  • Anlita samma installatör för passersystem och låssystem, alternativt se till att en av dem blir huvudansvarig, så att ansvarsfrågan är klarlagd om problem skulle uppstå vid installationen. 

 

Ta reda på mer

Har du frågor och funderingar om RCOs lås-, passer- och bokningssystem? Kontakta oss här.

 

Om RCO Gruppen

Gemensamt för bolagen i RCO Gruppen är att de utvecklar, tillverkar och säljer tjänster och produkter inom lås- och säkerhetssystem. I nära samarbete med sina kunder, partners och användare utvecklar de framtidens lösningar för den moderna, tillgängliga och digitala fastigheten. Bolagen som ingår i gruppen är RCO Security, Dinbox och Easy Access och ägs av Novax som ingår i familjeföretaget Axel Johnson AB.